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柯尼卡美能達OPS提案服務助特殊行業(yè)告別傳統(tǒng)辦公

2014-07-29 00:00 來源：cpp114 文責編：劉曉燕

摘要：: 特種設備檢測與社會經(jīng)濟發(fā)展和人民生活息息相關，由于行業(yè)的特殊性，檢測單位對日常辦公的周邊配套設施也提出了很高要求。

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刷卡認證解決日常管理多重難題

實現(xiàn)辦公設備的集中管理是該研究所的當務之急，據(jù)用戶介紹，原有的文檔輸出設備品牌和采購時間不統(tǒng)一，許多設備到了使用期限還在超負荷工作，導致IT部門耗費大量時間進行日常設備維護，無法專注開展核心業(yè)務，各部門的辦公支出也難以核算。老舊的辦公設備缺少加密設置，導致打印出來的"機密"測試報告常常被誤拿，面臨泄密的風險。

柯尼卡美能達OPS綜合提案服務中的刷卡管理解決方案就能很好地解決這些問題。

導入IC卡用戶認證系統(tǒng)后，員工只需在電腦上確認打印任務，走到任何一臺空閑的復合機前直接刷卡即可得到自己的打印文件。這樣的好處是，首先規(guī)避了打印輸出信息泄露的風險；其二，均衡了設備負荷，員工也無需排隊等待打印，減少了時間浪費；其三，由于個人IC卡信息唯一，通過刷卡錄入，個人打印信息將自動歸入所屬部門以便統(tǒng)計。對于不必使用彩色打印的部門，可以設置打印權(quán)限和使用限量。系統(tǒng)每月將生成自定義格式報表，成本和使用情況一目了然。

柯尼卡美能達的先進設備還為用戶大力推行雙面打印和掃描到郵件（scan to me）等降低紙張成本的舉措，減少了不必要的紙張和碳粉的浪費，經(jīng)后期統(tǒng)計已實現(xiàn)了20%的辦公成本縮減，環(huán)保效益也隨之提高。方案導入帶來的便捷性使得工作效率提升40%，從根本上促進該研究所辦公效率全面升級。

運用二維碼實現(xiàn)文件智能歸檔

檢測研究院時常有大批量報告文件需要歸檔，純手工操作不僅浪費時間，還容易出現(xiàn)錯漏。研究院迫切希望以"智能"化自動歸檔系統(tǒng)來取代傳統(tǒng)的人工操作，全面提升辦公效率和業(yè)務精準度。而如何讓復合機像"人眼"一樣自動識別掃描信息并進行分類？柯尼卡美能達給出了創(chuàng)新的二維碼分割系統(tǒng)。